EsIdea -仕事について考える-

仕事や心理について

仕事におけるメールの重要性

メール下手は仕事下手

オフィスワークにおいて、どんな仕事でもメールを使わない、ということはないと思う。今回はメールについて、言及しようと思う。

下手なメールは相手を混乱させるばかりか、意図が伝わらず、誤って伝わることで様々なミスが起こる可能性もある。

私は基本的にメールが下手な人は仕事も下手だと思っている。上手くメールで物事を伝えるには、相手が理解できるかどうか判断する想像力と観察力、また、文章をわかりやすく整理し、1回のメールで必要な情報を必要な人にだけ送る、段取り能力と情報を整理する力が必要だ。

また、情報だけでなく、ユーモアを交えて送らなくていけない場合もある。メールは単純なようで奥が深い。美しいメールを打つには、ある程度、総合的な能力が求められる。

意図の伝わらない様々なメール

メールが下手になってしまう要因は色々ある。

ケース1:結論がない

長々と文章を書き、結局何が伝えたいのかわからないケース。最後まで読んでもなんのメールなのか全く判断がつかない。

こういうメールになりがちな人は、最初にこのメールで何をするのか?ホウレンソウ(報告・連絡・相談)のどれなのか?を明記するとよいだろう。

メールのタイトルに隅付き括弧で【相談】などつけるとタイトル時点でなんのメール家が伝わるので受け手は分かりやすい。

ケース2:事前に考えがまとまっていない

メールを送る前に伝えたい事柄が自分の中でまとまっていないことが多い。メールを書いていくうちに考えがまとまっていく。

送信ボタンを押す頃には、(ひどい時は送った後に)メールを送る必要がなかったとことに気付くこともありえる。メールを送る前は、しっかり何を伝えたいのか、伝えるべきなのかを考えるようにするべきだ。

ケース3:期限がわからない

依頼のメールでよくあるケース。いつまでにしてほしいのかが明記されていない、もしくは、曖昧である。送った本人はできるだけ急いでほしいと思っていても、人によって「できるだけ急ぐ」の定義が違うために齟齬が起こる。

まず、依頼を送付する時は、急いでいなくても必ず期限を切る。相手の仕事量も加味できるとなお良いだろう。そして期限はかならず日時と時間を設定し、曖昧な表現は極力避けることだ。なるはや(なるべく早く)などもってのほかである。仕事ができないやつの烙印を捺されたくなければ、なるはやは永遠に封印していただきたい。

メール下手に立場は関係ない

メールが下手な人間は職位に関係なくいる。だから、社長であろうが、部長であろうが、平社員だろうが下手な人間は下手である。

相手のメールが理解できなくて苦しんでいる人間は山ほどいるのだ。貴方だけではない。そんな方には、そういう困ったメールへの対策を伝えたいと思う。

対策1:理解不足を装って意味を聞き、正しい情報に導く

一番、摩擦のないやり方はこれだ。「理解不足で申し訳ございません」と文頭で謝り、あとは相手の文章を引用して、これはこういう意味でしょうか?と自分が分かるように要約する。もしくはYesかNoで相手が判断できるように文章を作る。相手のプライドが高いとトラブルに成る可能性があるので、できるだけ慇懃にならないように注意しよう。

対策2:テンプレートを用意する

メールのテンプレートを用意して、そこに記入してもらう。こうすることで、誰でも分かりやすいメールが来るようにすることができる。特に依頼メールなどでは効果が高い。

対策3:口頭で聞く

最終手段はメールを使わないことだ。わたしは対策1と2を試してもダメならメールが来た瞬間にその人の席へ出向く。遠方なら電話してしまう。理解できないメールを解読する時間がもったいないからだ。

美しいメールは信用できる

乱雑なメールに日々さらされている筆者にとって、美しいメールを打つ人は清涼剤である。それだけで信用できると言ってもいい。逆に言えば、これだけ雑なメールが氾濫する社会では、美しいメールを打てるようになるだけで、信用される可能性が高いといえるのではないだろうか?