EsIdea -仕事について考える-

仕事や心理について

仕事を効率化する方法

仕事の効率化について悩む人は多い、単調で膨大な量の雑務に追われる日々は億劫でしかない。仕事を早く、正確に終わらせるにはどうすればいいのか?

根性と熟練に頼らない

まず多くの人が目指すのはその作業の熟練度を上げることだろう。作業に慣れ、スピードと正確性を上げていく。また、長時間の作業に耐えうる精神力を持つ。

よく「とにかく作業スピードを上げろ」とか「今日中に終わらせて帰れ」というのがこれだ。しかし、これでは劇的なスピード向上は見込めない。

早くしろと言って早くなるのならすでに早くなっているはずだし、時間を使えば使うほど、工数が増える。残業代を出さないで作業工数を増やせる魔法を使える会社は別として、それでは利益が減るばかりだ。

効率化を目指すにあたっては、作業者ではなく、作業自体を変える必要がある。

人数を増やす

まず、人数が増やせないかを考える。1人で10時間かかる作業なら、10人いれば1時間で終わる。組織で仕事をしているのだから、空いている時間を分け合おう。

また、作業を手伝ってもらうことで、相手の作業を手伝いやすくなるので、コミュニケーションを活発にする効果もある。意外と、手伝ってほしいと言い出せないひとは多いので、困っているひとがいたら、できる範囲で手伝うようにしよう。

マニュアル化する

単発の仕事であれば人海戦術も手だが、毎回発生するような作業はマニュアル化をしておくと、自分でない人間もスムーズに作業ができるようになる。

意外と自分の作業をマニュアル化をしている人間は少ない。手伝ってもらう予定がなくても、マニュアル化をすることによって、昇進や、異動の際に手際よく引き継ぎができる。辞めるときにとやかく言われることもないだろう。

また、マニュアルはできれば誰でも更新ができ、更新前のバックアップがとれるようなやり方が好ましい。作業は状況によっては変わることも多いので、その際の作業者の気づきなども更新されるようにすると、経験が共有され、同じミスの発生を防ぐことにもつながるし、熟練のスピードも早くなる。

マニュアル化については、誰が行っても、同様の質とスピードでできるようになることが望ましい。まず、横文字や専門用語などの使用を避けること。読む人間の想定によっては外国語なども併用する必要がある。誰がこれを読むのかを想像しながらマニュアルを作成するようにしよう。

このマニュアル化は、例えばプレゼンテーションをするとき、誰にでもわかるように説明する能力や、マネジメント能力の向上にもつながる。

機械を使う

資本主義が始まったのは、工業化がスタートと言われている。

今まで手作業で行ってきた作業を機械を使うことで爆発的な効率を発揮した。普段行っている仕事についてもこの工業化は重要だ。

例えば、ポスターを何枚も作る作業があるとして、1、2枚なら手作業で作ってもいいが、10枚もなると厳しい。そうなると、1枚作った後は、手書きが必要な部分だけを空白にして、印刷するという手もある。

パソコンでデータを作成して、印刷所に頼むという事もできるだろう。手作業のほうが、気持ちが伝わるという利点があるが、そういった必要のない作業がどんどん機械に任せてしまおう。

WEBのチカラ

さて、工業化の次に革命を起こしたのはウェブだ。インターネットの力を使えば、更に効率化が可能だ。

例えば、データ処理などは効率化がしやすい。あまりに専門的なことでない限り、世界の何処かで、同様の作業が発生し、頭のいい人が最大限効率化できるプログラムを作成してくれている。

ありがたいことにそういったプログラムの多くは公開されている。また、別の頭のいい人たちによって、日々更新され、利便性が向上されていっている。

さらに、少し知識があれば、 プログラムを自分用にカスタマイズすることもできる。この力は強力で、通常100時間ほどかかるような作業をものの数分で終わらせることも可能だ。それほどに、WEBは強力だ。

インターネット以前の文化のままで行われてきた会社に、WEBを知っている人間が入っただけで、革命ともいえるほどの効率化が行われることもある。

機械が苦手だからといってこのチカラを無視することは、文字通り人生を損していると言える。健全な会社であれば、生産性を上げればそれだけ給料が上がる。そして効率化が進めば、残業もしなくていいのだ。

給料も上がり、残業もない。なんと素晴らしいことだろうか。

効率化の果てに

もし、それでも残業がなくならず、給料もあがらないような会社なら辞めてしまったほうがいい。わたしならそういうひとが辞めると言ってきたら必死で引き止めるが、そうでないのならその会社に未来はないだろう。

信じられないことに、社会には、効率化を嫌い、生産性が上がることを恐れているひとが少なからずいる。最大限の効率化を行えたあなたなら、おそらく他の会社でも重用されることだろう。そういった貢献がみとめられるような組織こそ、そのようなひとが勤め、存続していくべきだとわたしは思う。